档案实务第二章第二节(复习)

📂 一、档案整理概述1. 定义与类型定义：档案整理是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。三种类型：  系统排列和编目：档案馆（室）对接收档案进行进一步的系统排列和编目。  局部调整：对存在明显缺陷（如分类错误）或保管期限届满后的档案进行局部修正。  全过程整理：对零散的历史档案或征集档案进行从全宗划分到编目的全流程整理。2. 内容与步骤系统化：包括区分全宗、全宗内分类、立卷（组件）、案卷（件）排列。编目：包括卷内文件编号、目录编制、档号编制等。主要步骤：区分全宗 → 全宗内分类 → 立卷（组件） → 案卷（件）排列 → 档号编制 → 目录编制。3. 基本原则保持文件之间的历史联系：尊重文件在来源、时间、内容和形式上的内在联系。充分利用原有的整理基础：尊重前人劳动，不轻易打乱原有体系，仅在明显不合理时进行局部调整。便于档案的保管和利用：这是整理的根本目的，当与保持联系冲突时，优先考虑保管和利用的方便。🏛️ 二、全宗理论与实践1. 全宗概念与立档单位全宗：一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。立档单位（全宗构成者）条件：  可独立行使职权并以自己名义对外行文（首要条件）。  是独立的会计或经济核算单位，独立编制预算。  设有人事管理机构或人员，有一定人事任免权。2. 立档单位变化对全宗的影响政权更迭：政治性质变化构成不同全宗；企业学校等非政治单位可视为一个全宗但需分开整理。机构变动：新设、撤销、合并、分立等情况均会影响全宗的起止与归属。名称/地址变更：若基本职能不变，不影响全宗划分。3. 全宗的补充形式联合全宗：两个以上立档单位继承关系密切或合署办公（如“一个单位、两块牌子”），档案混杂无法分开时使用。汇集全宗：将若干文件数量很少且有共同特征的小全宗汇集在一起管理。档案汇集：将全宗不明的零散档案按一定方法组织的集合体（属暂时性措施）。4. 判定档案所属全宗发文：根据发文单位的署名和印章确定。收文：根据文件的实际收受者确定。内部文件：根据形成单位确定。无头文件：需通过纸张、书写格式、日期、内容涉及的人物事件等外部和内部特征综合判定。📚 三、全宗内档案的分类1. 分类要求客观性：符合档案自身形成规律。逻辑性：符合逻辑规则（如子类外延之和等于母类）。可操作性：便于归类，层次一般不超过三级。2. 常用分类方法年度分类法：按形成年度划分，最常用，便于反映年度工作特点。组织机构分类法：按内部组织机构划分，适合机构稳定的单位。问题分类法：按文件内容说明的问题划分，便于专题查找。门类分类法：按档案性质特点（如文书、科技、会计等）划分。职能分类法：按职能分工划分，常用于企业档案。保管期限分类法：按划定的保管期限划分。3. 分类方案编制机关档案：通常采用“年度—组织机构”或“组织机构—年度”等复式分类法。企业档案：通常设置党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、干部职工等十大一级类目。🔢 四、档号和目录的编制1. 档号编制原则唯一性：一个代码只代表一个对象。合理性：结构与分类体系相适应。稳定性：一经确定不随意改变。扩充性：留有递增容量。简单性：简短明了。2. 档号结构传统结构：全宗号-案卷目录号-案卷号-件/页号；全宗号-类别号-案卷号-件/页号。新结构（归档文件整理规则）：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。  例如：J109-WS·2018-Y-BGS-0001。3. 编制方法全宗号：4位代码，首位为属性拼音字母，后三位为顺序号。保管期限代码：永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10）。件号/页号：按排列次序流水编号。