档案学考研复习重点笔记

第二章 档案的收集

第一节 

档案收集工作概述

一、档案收集工作的内容

档案收集工作的内容，可以从档案业务机构和档案内容特征两个方面来认识。

（一）从档案机构来看

1.档案室对本单位文书部门和业务部门形成的具有保存价值的档案的接收；

2.档案室对与本单位业务工作有关资料的收集；

3.档案馆对所辖区域内现行机关具有永久、长期保存价值的档案的接收；

4.档案馆对所辖区域内撤销单位具有永久、长期保存价值的档案的接收

5.档案馆对分散在各地的历史档案和保存在个人手中的有重要保存价值的历史档案的接收和征集工作

（二）从档案内容特征来看

1.文书档案（党务、行政）

2.科技档案（工程设计技术、生产技术、设备、地质、水文、气象）

3.专门档案（公安、诉讼、会计、军事、外交）

三、收集工作的要求

（一）丰富馆（室）藏：1.数量充分 2.质量优化 3.门类齐全 4.结构合理

（二）提高收集档案的质量

1.从档案材料的形成开始，规范公文的格式、签署、印信、书写材料等。

2.规范文件的整理方法，包括组件或组卷，档案盒、案卷目录、卷皮等，确保所接收档案的标准化和规范化

（三）保持全宗和全宗群的不可分散性

1.把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集中在一个档案室或档案馆统一保管。

2.保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系

第二节 

机关档案收集工作

一、机关文件的归档制度

各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。在我

国归档成为一种制度，称为归档制度。3

（一）文件材料归档和不归档范围

1.机关文件材料归档范围

（1）机关正式发出的具有保存价值的文电，包括公文正件、附件。

（2）机关内部文件材料

（3）未经机关发文登记的各种文件材料

（4）登载于上级机关内部刊物上不另行文的指导性文件、有关本机关工作活动的记述、奖励、表扬或批评等而又无正式文件的材料，

也应收集

2.不归档文件材料范围

（1）重份文件

（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件

（3）内容已被综合性文件包括了的专题文件

（4）仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件

（5）一般文件的修改稿

（6）未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件

（7）一般的群众来信

（二）文件材料的归档时间

1.文书类：纸质文件材料现行归档时间定于次年六月底以前。

2.专门文件材料：如科研课题、基建项目、录音、录像、照片等，按现行规定的归档时间执行

（三）文件材料归档质量要求

1.基本要求：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用

2.具体要求：

（1）归档文件材料要齐全完整。

（2）关系密切的文件材料要合并在一起归档。

正件与附件、印件与定稿、请示（报告）与批复、转发件与被转发件、多种文字形成的同一份文件等。

（3）不同年度的文件一般要分年度归档，但是有些跨年度的文件材料要按下列办法处理：

跨年度的请示与批复，放在批复年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；

跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；

（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

一般来说，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后。

（5）卷内文件应排列顺序，依次编写页号或件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上

方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。

（6）案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录和卷内备考表。

（7）卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料进行修裱